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5 elementi chiave per la gestione efficace dello studio odontoiatrico

Per garantire una gestione quotidiana efficiente dello studio odontoiatrico è necessario avere un’organizzazione adeguata e processi definiti, in particolare quando si offrono trattamenti implantoprotesici. Nella mia esperienza, un costante coordinamento del team e la delega delle responsabilità aiuta ad offrire le migliori cure ai propri pazienti. Questo richiede una preparazione attenta e l'implementazione di protocolli efficienti.

5 elementi chiave per la gestione efficace dello studio odontoiatrico

1. Assicurarsi che il team veicoli il giusto messaggio

Tutti i membri del team devono essere sulla stessa lunghezza d’onda quando si comunicano i vantaggi dei trattamenti offerti ai pazienti. Inoltre, devono essere in grado di rispondere in maniera adeguata quando i pazienti richiedono informazioni cliniche di base.

Tutto ciò è particolarmente importante quando si parla di trattamenti implantoprotesici dal momento che richiedono un investimento in termini di tempo e denaro da parte del paziente superiore rispetto ad altre opzioni terapeutiche. Se ciascun membro del team appare fiducioso nella spiegazione delle procedure, i pazienti saranno portati ad affidarsi alle cure accettando positivamente i trattamenti proposti.

Tutti i membri del team sono stati formati per offrire le stesse risposte a determinate domande. In questo modo l’esperienza dei pazienti viene uniformata dal momento in cui chiedono maggiori informazioni e fissano un appuntamento, fino a quando avviene la prima visita, la valutazione clinica, il trattamento e poi il follow up. Il team è anche in grado di spiegare la differenza tra le diverse opzioni di trattamento che possono essere eseguite direttamente da me o da uno studente della clinica a un costo più ridotto; in questo modo i pazienti sono consapevoli di ogni aspetto sin dall’inizio.

La standardizzazione non solo migliora l’esperienza del paziente ma ottimizza anche l’esperienza dei professionisti che riferiscono determinati casi clinici. Tutti i membri del team possono descrivere le differenti modalità con cui lavoriamo anche grazie alla tecnologia all’avanguardia che consente di offrire i migliori risultati. In questo modo assicuriamo la massima chiarezza ai colleghi che riferiscono i propri pazienti sin dall’inizio e da parte di qualunque membro del team che possa rispondere al telefono o a un’email.

Un coordinamento del team di questo tipo ha avuto una enorme influenza sulla crescita del nostro studio odontoiatrico. 

2. Avere tutto il materiale necessario

Preferisco essere preparato per ogni paziente che possa entrare nello studio odontoiatrico, soprattutto potenziali candidati di un trattamento implantoprotesico, ordinando in anticipo e in stock. Credo che quando si hanno a disposizione tutti i componenti, si appare meglio organizzati e più professionali agli occhi dei pazienti. Significa anche che è possibile offrire trattamenti in tempi più brevi – il paziente ha il tempo utile per prendere una decisione consapevole ma, una volta che il trattamento è definito, è possibile eseguirlo quanto prima in base alla disponibilità del paziente stesso. Per molte persone è soddisfacente l’efficienza di questo tipo di servizio offerto e sono meno inclini a cercare un altro studio a cui affidarsi.

A complemento di ciò, ho sviluppato una buona relazione con il laboratorio odontotecnico affinché gli odontotecnici mi supportino assicurando la consegna tempestiva della protesi per ogni trattamento.

3. Delegare e condividere le responsabilità

Ritengo che una delle sfide più grandi nella gestione dello studio odontoiatrico sia rappresentata dal rispetto delle sempre crescenti norme. Ci sono molti vincoli burocratici che sono assolutamente necessari ma che richiedono un considerevole sforzo in termini di tempo. Bilanciare le incombenze amministrative con l’attività clinica non è sempre facile – soprattutto per uno studio odontoiatrico piccolo come il mio – ma ciò può essere ottenuto con una gestione accurata e una delega strategica. La mia assistente, l’odontoiatra e io stesso abbiamo ricevuto la necessaria formazione sulle norme e condividiamo le incombenze.

Essendo uno studio relativamente nuovo non abbiamo un responsabile gestionale dedicato ma, per chi ha la fortuna di averlo, questa persona può assumersi le responsabilità di gestione e rispetto delle norme. Questo consente ai clinici di potersi focalizzare sul trattamento dei pazienti.

4. Trarre il meglio dalle recensioni dei pazienti

Nella mia esperienza i pazienti si affidano alle opinioni di altre persone molto più che a qualunque altro messaggio diretto. La maggioranza dei pazienti nuovi che sceglie il nostro studio odontoiatrico lo fa come risultato del passaparola e ciò significa che si fida del parere positivo di altri pazienti. Oltre a questo metodo indiretto di promozione, il sito internet offre molte informazioni per supportare la comunicazione verso i pazienti.

5. Scegliere prodotti e sistemi affidabili

Il nostro studio odontoiatrico è stato organizzato con apparecchiature e prodotti semplici per ottimizzare i processi quotidiani. Per esempio, il software gestionale è facile da usare e supporta al meglio il lavoro quotidiano consentendo l’integrazione con le apparecchiature di imaging e rendendo immediato il monitoraggio delle performance nelle diverse aree di lavoro – per esempio il numero di trattamenti implantari completati ogni mese – per sapere sempre a che punto si è.

Mi avvalgo dei sistemi implantari Nobel Biocare e insegno ad altri clinici come usarli sulla piattaforma online SmileTube.tv. Ho anche tutte le apparecchiature necessarie in caso si verifichi una complicanza clinica in modo che la gestione sia più efficiente possibile. Inoltre Nobel Biocare non offre solo prodotti e soluzioni di elevata qualità ma anche utili strumenti a supporto della crescita dello studio odontoiatrico. Nobel Biocare è capace di andare oltre le mie aspettative garantendo un livello di servizio che non si trova altrove.

In breve

Mantenere protocolli semplici è ciò che rende più facile la gestione della mia attività. Allo stesso tempo è importante assicurare che tutti i membri dello staff siano sulla stessa lunghezza d’onda perché è ciò che rende più semplice la gestione quotidiana – siamo una macchina con gli ingranaggi ben oliati!

Cenni sull’autore 

Il Dott. Shah è attualmente Direttore di LeoDental (Londra) e riceve pazienti riferiti per la pianificazione di trattamenti implantari, interventi chirurgici e riabilitazioni protesiche. Segue in qualità di mentor i colleghi alle prime armi che si iscrivono al portale SmileTube.tv. Tra i suoi interessi spiccano l’implantologia, l’estetica facciale e i trattamenti ortondontici Invisalign. Nel 2018 è stato finalista dei Dental Awards nella categoria Best Young Dentist.
 

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5 elementi chiave per la gestione efficace dello studio odontoiatrico

Nobel Biocare è leader mondiale nella produzione di soluzioni implantoprotesiche innovative. La gamma di prodotti dell’azienda offre soluzioni implantari per edentulia singola, parziale e totale (tra cui i marchi chiave NobelActive® e NobelParallel™ e l'impianto in ceramica NobelPearl™*), una gamma completa di protesi individualizzate di elevata precisione e sistemi CAD/CAM (NobelProcera®), soluzioni per diagnostica, pianificazione del trattamento e chirurgia guidata (NobelClinician® e DTX Studio™ suite) e biomateriali. Nobel Biocare supporta i suoi clienti in tutte le fasi di sviluppo professionale, offrendo corsi di formazione di elevata qualità, supporto per la crescita dell’attività e materiale informativo per i pazienti. La sede centrale dell’azienda si trova a Zurigo, Svizzera. La produzione avviene in quattro unità produttive negli Stati Uniti, Svezia e Giappone.  I prodotti e i servizi sono disponibili in più di 80 paesi attraverso filiali e distributori. *Distribuito da Nobel Biocare. Prodotto da Dentalpoint AG.